Асма консалтинг ХХК-ийн үүсгэн байгуулагч, программ нэвтрүүлэлтийн зөвлөх Ж.Соёлмөнх
Санхүүгийн программ сонгоход зайлшгүй мэдэх шаардлагатай зүйлс
1
Өөрсдийн программ хангамжийн хэрэгцээ шаардлагыг тодорхойлох.
Өөрийн компанийн үйл ажиллагааны онцлогтой нийцэж буй эсэх ?(тохирч байгаа эсэх ?). Ойрын 2-3 жилд компанийн үйл ажиллагааны цар хүрээ хэрхэн томрох төлөвтэй байгаа вэ? Алсын стратеги төлөвлөлттэй тань нийцэж чадах эсэх? Дотоод үйл ажиллагааны аль аль хэсгийг автоматжуулах буюу программ хангамжаар шийдэх шаардлагатай (сонирхолтой) байна вэ?
2
Сангийн яамны зөвшөөрөлтэй санхүүгийн программ сонгох хэрэгтэй.
Монгол улсын сангийн яам 2018 оноос эхлэн НББ-н программ хангамжууд дээр СТОУС-д нийцсэн эсэхэд үнэлэлт дүгнэлт өгч, шаардлага хангасан программ хангамжийн жагсаалтыг өөрийн сайтаар нийтэд мэдээлэлдэг. Холбоос: https://mof.gov.mn/article/accounting/software
3
Программ бүтээсэн компани урт хугацаанд үйл ажиллагаа тогтвортой явуулах чадвартай эсэх.
Харилцагчийн тоо Хэрэглэгчийн тоо Компанийн үйл ажиллагаа явуулсан жил Ажилчдын тоо Алсын хараа, үнэт зүйл
4
Программ хөгжүүлэгчийн бусад дэд системүүдтэй холбогдож ажиллах боломжтой эсэх.
Өнөөдөр танд зөвхөн Санхүүгийн программ хэрэг болж байгаа ч ирээдүйд хоорондоо холбогдон ажиллах боломжтой бусад программ (Цаг бүртгэл, Хүний нөөц, г.м) хангамжуудын хэрэгцээ үүсэж болох юм. Тиймээс Санхүүгийн программ авах гэж буй программ хангамжийн компанид тань бусад модуль, программ хангамжууд байгаа эсэхийг лавлан, тооцож шийдвэр гаргаарай.
5
Хөгжүүлэлт сайжруулалтыг цаг алдалгүй хийдэг эсэх.
Үйл ажиллагааны онцлогт тохирсон хөгжүүлэлт сайжруулалтыг нэмэлтээр хийж гүйцэтгэх боломжтой эсэх. Монгол улсын нутаг дэвсгэрт мөрдөгдөж буй татвар, санхүүгийн хууль дүрэм журмуудын өөрчлөлтийг цаг алдалгүй хөгжүүлэлтээр оруулдаг эсэх?
6
Туршигдсан, алдаагүй программ эсэх.
Олон төрлийн үйл ажиллагаа явуулдаг аж ахуй нэгжүүд тухайн санхүүгийн программыг ашиглагдаж байвал туршигдсан гэж ойлгож болно. Олон хэрэглэгч өдөр тутамдаа ашиглаж байгаа программ алдаагүй байх магадлал өндөр байдаг.
7
Санхүүгийн бүх төрлийн тайлан, шинжилгээ авах боломжтой байх.
Санхүү татварын тайлангууд автоматаар шууд гардаг эсэх мөн дотоод тайлан мэдээллээ дэлгэрэнгүй авах боломжтой эсэх.
8
Хэрэглэхэд хялбар, энгийн, ойлгомжтой байх.
Тухайн сонирхож буй программ дээр тодорхой түвшинд танилцуулга авч өөрийн биеэр ажиллаж туршин үзэх хэрэгтэй. Наанадаж олон цонх руу дахин дахин орох шаардлагагүй нэг цонхноос олон төрлийн өгөгдөл засах, оруулах, харах боломжтой эсэх.
9
Программд бүх төрлийн мэдээллийг экэлээр импортлон оруулах, экспортлон гаргах боломжтой байх
Программд нэг бүрчлэн гараар оруулахад цаг хугацаа, ажиллагаа их ордог үйлдлүүдийг эксэл файл дээр бэлдэн олноор нь импортлон оруулах боломжтой эсэх. Программд оруулсан бүх төрлийн лавлах буюу дата мэдээлэл, жагсаалт, тайлан зэргийг эксэл болон бусад олон төрлийн форматаар экспортлон гаргах боломжтой эсэх.
Программ нэвтрүүлэлт амжилтгүй болох шалтгаанууд:
1
Шалтгаан
Нэвтрүүлэлтийн үйл ажиллагаанд компанийн алба хэлтсүүд зөвхөн өөр өөрсдийн холбогдох ажилд анхаарал, хүчээ зарцуулж нэгдсэн том зураглалаар төслийн зорилгодоо хүрэхэд баг бол ж хамтран ажиллахгүй байх.
2
Шалтгаан
Нэвтрүүлэлтийн компани программ нэвтэрч буй компаниа дутуу судлах нөгөө талаас компани өөрийн бүтэц бүртгэлийн онцлог процессын талаарх ойлголтыг дутуу өгөх буюу ойлголтын зөрүү үүсэх.
3
Шалтгаан
Программаа нэвтрүүлээд ашиглаад эхэлмэгц бид ямар ямар асуудлуудаа энэ программаар шийдэх вэ? Мөн аль аль процесс үйл ажиллагаагаа автоматжуулж урьд өмнөхөөсөө илүү бүтээмжийг бий болгох вэ? Гэдгээ урьдчилан харж тооцоолохгүй байх.
4
Шалтгаан
Нэвтрүүлэлтийн үйл ажиллагаа хэт аль нэг талаас хамааралтай болох.
5
Шалтгаан
Компани дотооддоо бэлтгэлээ бүрэн хангаагүйгээр нэвтрүүлэлтээ яаран эхлүүлэх:
5.1 Шинэхэн буюу бэхжиж амжаагүй бүтцийн өөрчлөлттэй төслөө эхлүүлэх
5.2 Хүний нөөцийн тогтвортой байдлаа хангаагүй
5.3 Техник хангамж бэлэн байдлаа хангаагүй
5.4 Санхүү, бүртгэлийн тэнцэл хангаагүй
5.5 Дата мэдээлэл тохиролцох, бэлдэх, баталгаажуулалт хангаагүй
5.6 Ажлын ачаалал болон улирлын шинж чанартай өндөр ачаалтай үед төслөө эхлүүлэх гэх мэт .
6
Шалтгаан
Жилийн эсвэл сарын эхнээс өнгөрсөн цаг хугацааны ажил гүйл гээг шинэ программд нөхөж оруулах үеийн бүртгэлийг эмх цэгцтэй алдаагүй оруулж чадахгүй бүртгэлээ алдах.
7
Шалтгаан
Шинэ программ дээр хуучин бүртгэлийн үйл ажиллагаанд ашиглаж байсан лавлах дата мэдээллээ засварлан оруулснаар нөхөлт хийх үед зөрүү үүсгэж учраа олохгүй шалгах боломжгүй нөхцөл бий болгох.
8
Шалтгаан
Процесс үйл ажиллагааг эхлэлээс төгсгөл хүртэл харж шалгахгүй хэсэг хэсгээр шалгаж тулгаснаар зарим нэг процесс үйл ажиллагааг орхигдуулах.
9
Шалтгаан
Зарим нэг компанийн хувьд ажилчдын ажил үүргийн хувиар нь байхгүй, байсан ч түүнийгээ мөрдөн ажилладаггүй.
10
Шалтгаан
Систем нэвтэрч буй алба хэлтэс дээр ихэвчлэн захирал удирдлагын үзэмжээр итгэл даах хүн, хамаатан садан эсвэл албан тушаалд дэвшүүлэх зэргээр тухайн албан тушаалд тэнцэхгүй мэргэжлийн бус хүн томилсон байдаг энэ нь программ нэвтрүүлэлт болон тухайн компанийн үндсэн үйл ажиллагаанд сөргөөр нөлөөлөх.
11
Шалтгаан
Систем нэвтрүүлэлтэд захирал удирдлагуудын дэмжлэг, оролцоо, шийдвэр гаргалт, хяналт сул байх.
